Zoekt u naar nieuwe business software? Doe dan uw voordeel met de onderstaande tips en 
aanwijzingen voor de selectie en implementatie.
© THEMIEK marketing & communicatie bv

index:
goede voornemens | informatie verzamelen | budget bepalen | voorbereiding op de selectie |  
eisen en wensen | selectieproces | voorbereiden op gebruik | configuratie en implementatie

GOEDE VOORNEMENS
Houd er rekening mee dat het selecteren en implementeren van nieuwe software veel tijd vergt. Begin er alleen aan als u die tijd beschikbaar heeft.
Blijf altijd realistisch. Met nieuwe software lost u oude problemen niet op. Zorg eerst dat bedrijfsprocessen op orde zijn en automatiseer daarna.
Kies niet voor het eerste softwarepakket dat u overdondert met al zijn mogelijkheden. Neem de tijd voor een doordachte beslissing.
Bepaal of hulp nodig is. Diverse adviseurs helpen u graag bij de selectie, onderzoeken applicatiemogelijkheden en geven advies.
Let op begripsverwarring. Software met dezelfde soortnaam kunnen in functionaliteit enorm verschillen. Neem bij de beoordeling altijd uw eisen en wensen als uitgangspunt.
Onderzoek of de gewenste functionaliteit wellicht heel eenvoudig toe te voegen is aan software die u al heeft of binnenkort aanschaft.
Maak onderscheid tussen 'noodzaak' en 'leuk om te hebben'. Voor u het weet beschikt u over mogelijkheden waarvan u nooit gebruik maakt.

INFORMATIE VERZAMELEN
Zoek op internet naar portals, startpagina's en thematische sites over het onderwerp waarvoor u een softwareoplossing zoekt. Maak optimaal gebruik van zoekmachines.
Lees boeken over de keuze en toepassing van zakelijke software. Zoek ernaar in de boekensectie van deze site.
Zoekt u CRM software of software voor uw financiële administratie, vraag dan gratis informatiepakketten over deze software aan.
Informeer bij moeder- en zusterbedrijven naar hun ervaringen met vergelijkbare software. Wellicht is bundeling van krachten gewenst.
Informeer bij collega-ondernemers, klanten, toeleveranciers of kennissen naar ideeën en ervaringen.
Informeer bij uw business consultant, marketingadviseur of accountant. Zij kennen de praktijk bij veel andere bedrijven.

BUDGET BEPALEN
Bepaal een budget. Dan houdt u zicht op de financiële consequenties. En het dwingt u tot een goede argumentatie bij dreigende overschrijding.
Realiseer dat uw eigen tijd ook geld is, ook al ziet u er geen rekening van. Besteed uit, als de selectie en implementatie u eigenlijk boven de pet gaat.
Maak tijdig afspraken met externe adviseurs. Probeer vooraf een betrouwbare inschatting te (laten) maken van de benodigde tijd en spreek werkzaamheden af. Selecteer op deskundigheid en ervaring.
Wees alert op welke prijzen gecommuniceerd worden. Alleen voor de 'kleinere' standaardpakketten betaalt u eenmalig een vast bedrag. Bij meerdere gebruikers betaalt u per licentie (gebruiksrecht).
Hou rekening met soms lage kosten voor een basispakket en steeds hogere kosten voor aanvullende modulen. Schat in wat u op termijn denkt nodig te hebben.
Vraag goed naar de jaarlijkse kosten van onderhoud en ondersteuning. De aankoop kan aantrekkelijk lijken, maar het gebruik ervan kan duur zijn. Ontdek tijdig wat gratis is en wat niet.
Overweeg financiering of leasing van de software. Zeker bij dure software is het leasen ervan bij de leverancier of leasemaatschappijen mogelijk.
Overweeg een Application Service Provider (ASP). Deze koopt, installeert, beheert en onderhoudt de software en de systemen waarop deze draait. Een werkende oplossing voor een vast bedrag per maand.

VOORBEREIDING OP DE SELECTIE
Stel een projectteam samen waarin iedere functie of afdeling die met de nieuwe software te maken krijgt, vertegenwoordigd is. Zorg ook dat het (top)management zich committeert.
Benoem taken en verantwoordelijkheden voor deelnemers aan het projectteam. Laat daarover geen onduidelijkheid bestaan.
Formuleer vooraf duidelijke, realistische doelstellingen. Dat stelt u in staat tussentijds te kunnen meten en bijsturen.
Maak een goede tijdsplanning. Deze houdt de vaart in uw selectie- en implementatieproces en voorkomt (kostbaar) getreuzel.
Faseer zonodig de ingebruikname van de sofware. In één keer omschakelen naar nieuwe software, is vaak onverstandig. Begin met de belangrijkste functionaliteiten. Later breidt u dit in fasen verder uit.
Bepaal wat u zelf doet en uitbesteedt. Externe ondersteuning kan u helpen om de selectie en implementatie te versnellen en de kwaliteit te verhogen.

EISEN EN WENSEN
Analyseer uw huidige én toekomstige informatie- en automatiseringsbehoeften. Mede hierop baseert u uw eisen- en wensenlijst.
Houd interviews met betrokkenen. Wat gaat nu goed en fout? Wat wordt gemist? En wat moet behouden blijven?
Breng het proces in kaart waarvoor u de software zoekt. Geef aan wie daarbij betrokken is en hoe informatiestromen lopen. Definieer de gewenste situatie in de toekomst.
Ga na welke managementinformatie u straks nodig heeft. De steeds betere analysemogelijkheden van verzamelde data geven u meer gelegenheid om waardevolle managementinformatie te destilleren.
Onderzoek de noodzakelijke integratie met bestaande hard- en software. Databases, het operating systeem en externe koppelingen moeten wellicht de uitwisselbaarheid van gegevens waarborgen.
Houd rekening met uw bestaande hard- en softwareconfiguratie. De capaciteit van uw server, netwerkbandbreedte of netwerkstations moet voldoende zijn. Anders eerst maatregelen treffen.
Bepaal het aantal gebruikers die straks gelijktijdig van de software gebruik maken. Dit bepaalt het aantal licenties en daarmee de prijs.

SELECTIEPROCES
Inventariseer aanwezige kennis. Nodig medewerkers uit om hun ideeën, kennis, ervaring en suggesties met u te delen. Benut eigen netwerken en informatiebronnen. Organiseer één of twee brainstormsessies.
Twijfelt u nog aan uw deskundigheid om straks zelfstandig een goede pakketkeuze te maken, overweeg dan om deel te nemen aan een cursus pakketselectie. Adressen vindt u via internet.
Bepaal of u een standaardoplossing zoekt. Deze is goedkoper dan maatwerk. Verlang van een maatwerkleverancier dat deze uw branche kent en kennis heeft van uw bedrijfsprocessen.
Selecteer uit de softwareleveranciers die bij uw eerste oriëntatie naar voren gekomen eerst 10 á 15 bedrijven (longlist). Benader hen met uw eisen en wensen en wacht hun reactie af.
Stel een shortlist samen. Hierop staan de softwareleveranciers die aan uw eisen en wensen kunnen voldoen. Met deze selectie gaat u voorlopig door.
Verzoek om een demonstratie of persoonlijk gesprek. Vraag om een workshop of demonstratie en vorm u daarna een goed oordeel over het product én de leverancier.
Toets of de gedemonstreerde software voldoet aan uw eisen en wensen. Vergelijk flexibiliteit, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden, databasekoppelingen, uitbreidingsmogelijkheden, enzovoort.
Vraag bij circa drie leveranciers waarin u vertrouwen stelt om een offerte. Vergelijk prijs en prestatie met elkaar.
Kies pas als u voldoende informatie heeft over product, leverancier en condities. Twijfelt u nog, pak dan het selectieproces een paar stappen terug weer op.
Kies altijd voor een softwareversie die al leverbaar is. Een aanschaf gebaseerd op 'wat nog komen gaat' is niet verstandig.
Beoordeel wat een leverancier aan service levert en wat de kosten daarvan zijn. Trek referenties na.
Beoordeel of een pakket ook al gebruikt wordt door bedrijven met een vergelijkbaar werkproces of bedrijven in dezelfde branche als u.

VOORBEREIDEN OP GEBRUIK
Ga na wat er door de nieuwe software in uw organisatie verandert en informeer alle betrokkenen daar tijdig over.
Train uw medewerkers. Hierdoor leren toekomstige gebruikers snel de eigenschappen van de nieuwe software kennen. Een maatwerktraining is duurder, maar effectiever.
Maak een handboek of instructieboek dat gericht is op uw toepassing van de nieuwe software. Zorgt dat deze gereed is, zodra de nieuwe software geïnstalleerd is en de gebruikers met hun vragen komen.
Maak een plan van invoering en beschrijf hierin alle stappen, inclusief uitvoerenden en tijdsplanning, in de overgang van de oude situatie (uw huidige pakket) naar de nieuwe situatie.

CONFIGURATIE EN IMPLEMENTATIE
Configureer een nieuw informatiesysteem aan de hand van een datamodel. Hierin legt u vast van welke informatievelden straks gebruik gemaakt gaat worden en hoe de informatiestromen zijn.
Ontwikkel goede invoerprocedures om een wildgroei van nutteloze gegevens te voorkomen. Bepaal de volgorde waarin informatie ingevoerd moet worden en de afhankelijkheid van informatievelden.
Check bij de configuratie uitvoerig of de functionaliteit (theoretisch) voldoet aan alle eisen en wensen. Nu aanpassen is nog eenvoudig. Vraag toekomstige gebruikers nu al om hun kritische oordeel.
Houd rekening met een conversie 'oude' data naar 'nieuwe'. Zorg er tijdig voor dat de data beschikbaar is.
Laat nieuwe software eerst nog parallel draaien aan de oude. Spoor eerst fouten op en breng verbeteringen aan. Boots gebruikssituaties na om de werking te testen.
Plan evaluatiemomenten om iedere gebruiker de mogelijkheid te bieden positieve en negatieve ervaringen te uiten. Reageer snel op gebruikservaringen. Dat vergroot de kans dat het enthousiasme voor de nieuwe software behouden blijft.
Wapen u tegen de eerste tegenvallers. Al snel 'was de oude software zo slecht nog niet'. Storingen, onbeantwoorde vragen en ontbrekende functionaliteit temperen snel het enthousiasme.
Maak consequent gebruik van de nieuwe software, ook het management. Zeker informatiesystemen zijn pas waardevol bij consequent gebruik. Controleer afgesproken procedures.